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舉辦一場(chǎng)線下活動(dòng)策劃要準(zhǔn)備所有物料清單

發(fā)布時(shí)間:2021-01-19 16:23??

      策劃一場(chǎng)成功的活動(dòng),并不是一件簡(jiǎn)單的事情,正所謂欲成大事,需要有天時(shí),地利,人和各個(gè)方面的因素來(lái)配合,做活動(dòng)也是一樣,活動(dòng)策劃是把各項(xiàng)零碎的環(huán)節(jié),整合到一起,形成一場(chǎng)視聽(tīng)盛宴。所以在活動(dòng)開(kāi)始之前,zui好是先把各項(xiàng)準(zhǔn)備工作和需要的物料準(zhǔn)備齊全。
 
線下活動(dòng)策劃需要哪些物料清單?
 
一、線下活動(dòng)前期準(zhǔn)備工作
活動(dòng)主題:主題一定要明確,如成熟型的產(chǎn)品策劃的核心就以
用戶增長(zhǎng)和品牌傳播為主。
活動(dòng)時(shí)間:考慮用戶時(shí)間是否方便。
活動(dòng)地點(diǎn):符合活動(dòng)主題定位。
活動(dòng)對(duì)象:確定目標(biāo)用戶及潛在用戶。
活動(dòng)描述:亮出你會(huì)怎么做,做什么活動(dòng),有什么亮點(diǎn)從而打動(dòng)用戶。
參與方式:至少要征集報(bào)名用戶留下姓名和聯(lián)系方式。
活動(dòng)規(guī)則:各種要求和注意事項(xiàng),比如參與人員篩選標(biāo)準(zhǔn)、著裝要求、報(bào)名截止時(shí)間、報(bào)名成功通知時(shí)間、活動(dòng)問(wèn)題咨詢方式等等。
推廣渠道:投放時(shí)間、投放渠道、投放資源位置等。
預(yù)期效果:比如活動(dòng)對(duì)平臺(tái)數(shù)據(jù)或用戶有什么幫助。
成本預(yù)估:包含各推廣渠道費(fèi)用、線下執(zhí)行費(fèi)用、各環(huán)節(jié)禮品或獎(jiǎng)品費(fèi)用。
 
二、制作活動(dòng)推進(jìn)時(shí)間表,推進(jìn)工作
        方案通過(guò)后,正式進(jìn)入執(zhí)行階段,一般需要召集此次活動(dòng)的工作人員召開(kāi)一個(gè)準(zhǔn)備會(huì)議。梳理活動(dòng)節(jié)點(diǎn),分配好各項(xiàng)工作并確定各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人,活動(dòng)總負(fù)責(zé)人根據(jù)推進(jìn)時(shí)間表跟蹤完成情況。
 
三、確定活動(dòng)場(chǎng)地
        線下活動(dòng)則場(chǎng)地選擇尤為重要。過(guò)程中要考慮到場(chǎng)地的交通、星級(jí)、檔期、容納人數(shù)、環(huán)境等,實(shí)地考察過(guò)程中如會(huì)議室的長(zhǎng)、寬、高、容納人數(shù)、是否有柱、舞臺(tái)搭建及布展等因素、桌型等、投影、麥克風(fēng)、會(huì)議室門(mén)口簽到板的位置、茶歇的位置、房間的房型及設(shè)備設(shè)施、是否能提供獨(dú)立用餐區(qū)域等。如果你沒(méi)有辦法在有限的經(jīng)費(fèi)內(nèi)選擇zui符合活動(dòng)主題的優(yōu)質(zhì)場(chǎng)地。
30分鐘內(nèi)提供多個(gè)精準(zhǔn)場(chǎng)地報(bào)價(jià),智能高效的匹配方案。
 
量身定制并滿足用戶各類會(huì)議需求,為用戶提供一站式解決方案。
 
四、活動(dòng)頁(yè)面制作
         文案確定后,與設(shè)計(jì)溝通需求及時(shí)間節(jié)點(diǎn),可以找一些參考素材以減少溝通成本。并與技術(shù)保持溝通,確保頁(yè)面準(zhǔn)時(shí)制作完成并通過(guò)測(cè)試沒(méi)有問(wèn)題后正式上線。
 
五、視頻、宣傳物料等設(shè)計(jì)制作
        要注意各物料主題風(fēng)格的統(tǒng)一,包括圖案、尺寸等,并跟蹤制作情況,包括材質(zhì)、色差、打樣、工期等,確保保質(zhì)保量完成。
 
六、活動(dòng)征集、統(tǒng)計(jì)及通知
       報(bào)名情況一定要及時(shí)統(tǒng)計(jì),一旦發(fā)現(xiàn)報(bào)名人數(shù)過(guò)少,離預(yù)期人數(shù)差距過(guò)大,及時(shí)增加投放渠道和投放力度,保證活動(dòng)人數(shù)。活動(dòng)前通知報(bào)名成功用戶,根據(jù)報(bào)名留下的聯(lián)系方式,電話、短信都行,確認(rèn)能夠準(zhǔn)時(shí)參加活動(dòng)的具體人數(shù)。
 
七、制作活動(dòng)執(zhí)行方案,分解執(zhí)行任務(wù)
       制作一份活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行方案,結(jié)合設(shè)定的活動(dòng)流程,把簽到、主持、攝影、道具、場(chǎng)務(wù)、直播等現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行中的各項(xiàng)工作分配到具體個(gè)人,執(zhí)行方案一般精確到分鐘。
 
        在線下執(zhí)行之前的一兩天,召集所有執(zhí)行人員開(kāi)活動(dòng)動(dòng)員會(huì),下發(fā)執(zhí)行方案,逐項(xiàng)分解任務(wù)到個(gè)人,保證每個(gè)人都清楚自己到現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)該做什么工作。
 
八、制作物料、禮品清單
         把活動(dòng)所有需要用到的物料和禮品種類、數(shù)量注明,并備注各物品在活動(dòng)執(zhí)行中出現(xiàn)在哪個(gè)環(huán)節(jié)、什么地點(diǎn),交待給各自的負(fù)責(zé)人,如果所需物料和禮品種類比較多,zui好再做一個(gè)表格,交給各項(xiàng)物品負(fù)責(zé)人。
 
九、活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案
      至少要在活動(dòng)開(kāi)始前設(shè)想好zui可能出現(xiàn)的幾種問(wèn)題,并想好相應(yīng)的解決辦法,在執(zhí)行群里通知到可能出現(xiàn)問(wèn)題環(huán)節(jié)的相應(yīng)負(fù)責(zé)人,在活動(dòng)進(jìn)行中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。
 
十、活動(dòng)場(chǎng)地布置及現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行
一般提前一天或提前半天完成場(chǎng)地布置。
 
執(zhí)行人員到場(chǎng)后應(yīng)迅速進(jìn)入各自工作崗位,簽到引導(dǎo)維護(hù)用戶、主持人再次熟悉串詞、各項(xiàng)物品負(fù)責(zé)人清單數(shù)量并準(zhǔn)備提前送到預(yù)定位置、提前溝通攝影攝像說(shuō)明需要什么場(chǎng)景人物特寫(xiě)等拍攝需求。在活動(dòng)正式開(kāi)始時(shí)間前1-2小時(shí)到場(chǎng),準(zhǔn)備各自負(fù)責(zé)物料和獎(jiǎng)品,尤其是負(fù)責(zé)簽到的同學(xué),不要讓用戶覺(jué)得早到無(wú)人接待。
 
提前建一個(gè)活動(dòng)執(zhí)行群,出現(xiàn)突發(fā)情況,及時(shí)通報(bào),比如某個(gè)執(zhí)行人員遲到,總負(fù)責(zé)人要立馬安排其他人補(bǔ)位
 
十一、活動(dòng)流程
          活動(dòng)流程表根據(jù)活動(dòng)環(huán)節(jié)安排而定,從開(kāi)始到結(jié)束每項(xiàng)工作分配到個(gè)人。如果活動(dòng)進(jìn)行中再出現(xiàn)流程變化,總負(fù)責(zé)人趁主持間歇快速告知主持人以便主持人臨場(chǎng)應(yīng)對(duì),并通知其他執(zhí)行人員。
 
十二、用戶離場(chǎng)
           zui終預(yù)定的各項(xiàng)流程全部執(zhí)行完畢,用戶離場(chǎng),所有執(zhí)行人員可以放輕松一些啦,大家拍個(gè)照片,盤(pán)點(diǎn)收集一下剩余物料和禮品,完成清場(chǎng)任務(wù),就可以安心地去吃頓慶功宴犒勞自己啦。
 
十三、活動(dòng)回顧和活動(dòng)效果報(bào)告
           活動(dòng)結(jié)束后一般要有活動(dòng)回顧。如果要求比較急甚至活動(dòng)結(jié)束就要發(fā)布,那么總負(fù)責(zé)人要提前制定活動(dòng)回顧人員,在活動(dòng)進(jìn)行中就同步寫(xiě)作,并及時(shí)拷出攝影照片,這樣基本在活動(dòng)結(jié)束后就能很快出稿了。
 
      出稿后迅速交給負(fù)責(zé)投放渠道的同事安排投放。如果活動(dòng)回顧要求不急的話,可以等改天再做,在約定時(shí)間前發(fā)出就好。
活動(dòng)結(jié)束后一般還需提交一份活動(dòng)結(jié)案,大致包括活動(dòng)概述、活動(dòng)效果統(tǒng)計(jì)等各部分成果和數(shù)據(jù)匯總還要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),從頭到尾把整個(gè)活動(dòng)梳理一遍,重點(diǎn)總結(jié)兩個(gè)方面:
活動(dòng)流程,哪些環(huán)節(jié)之間存在銜接不暢、哪個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中存在問(wèn)題,思考以后如何優(yōu)化流程。
 
總結(jié)所有出現(xiàn)的問(wèn)題和自己的應(yīng)對(duì)措施,有哪些應(yīng)對(duì)得不錯(cuò),有哪些應(yīng)對(duì)不足以后如何改善,zui好都記錄下來(lái)。
 
      通過(guò)這樣復(fù)盤(pán),你能清楚認(rèn)識(shí)到一次活動(dòng)哪些是成功的哪些是失敗的,成功的部分保留,失敗的部分提醒自己下次注意,想辦法去解決。

       上海天茨廣告作為上海專業(yè)的活動(dòng)策劃公司,為各類公司提供專業(yè)的活動(dòng)策劃方案,創(chuàng)意的活動(dòng)節(jié)目,特色活動(dòng)策劃,活動(dòng)創(chuàng)意策劃,活動(dòng)主題策劃等;期待與您的合作!



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